Päivitetty 5.4.2026
1. Rekisterinpitäjä
Esityspalvelut ry
Y-tunnus: 3493532-2
Osoite: Koivikkorannantie 24, 80140 Joensuu
Sähköposti: tulentanssi@gmail.com
Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa: Miina Mustonen /tulentanssi@gmail.com
2. Mitä tämä seloste koskee
Tämä tietosuojaseloste koskee Esityspalvelut ry:n verkkosivustoa, yhteydenottoja sähköpostitse sekä Google Forms -yhteydenottolomaketta, jota käytetään tarjouspyyntöjen, tilausten ja muiden yhteydenottojen vastaanottamiseen.
3. Mitä henkilötietoja käsittelemme
Voimme käsitellä seuraavia henkilötietoja:
– nimi
– sähköpostiosoite
– puhelinnumero
– tapahtuman ajankohta
– tapahtuman kellonaika
– tapahtuman paikka
– tieto siitä, täyttääkö ulkoilmatila esityksen turvallisuusvaatimukset
– tieto äänentoiston tarpeesta
– muut viestissä tai lomakkeessa annetut lisätiedot
– mahdollisen jatkoviestinnän sisältö
– verkkosivuston käytöstä syntyvät tekniset lokitiedot, kuten IP-osoite, aikaleima ja selaintiedot, siltä osin kuin niitä tarvitaan palvelun toiminnan ja tietoturvan varmistamiseen
Pakolliset tiedot on merkitty lomakkeessa erikseen. Jos pakollisia tietoja ei anneta, emme välttämättä pysty vastaamaan yhteydenottoon tai laatimaan tarjousta.
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset
Käsittelemme henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:
– yhteydenottoihin vastaaminen
– tarjouspyyntöjen käsittely ja tarjousten laatiminen
– esitysten suunnittelu, tilausten vahvistaminen ja toteuttaminen
– asiakasviestintä ennen tapahtumaa ja sen jälkeen
– mahdollisten laskutukseen, kirjanpitoon ja viranomaisvelvoitteisiin liittyvien tehtävien hoitaminen
– verkkosivuston toiminnan, tietoturvan ja väärinkäytösten estämisen varmistaminen
5. Käsittelyn oikeusperuste
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on:
– sopimuksen tekemistä edeltävät toimenpiteet rekisteröidyn pyynnöstä, kun pyydät tarjousta tai otat yhteyttä palvelun tilaamista varten
– sopimuksen täytäntöönpano, jos tilaus syntyy
– rekisterinpitäjän oikeutettu etu siltä osin kuin tietoja käsitellään yleiseen asiakasviestintään, tietoturvaan tai väärinkäytösten estämiseen
– lakisääteinen velvoite siltä osin kuin tietoja säilytetään esimerkiksi kirjanpitoa tai muuta lainsäädäntöön perustuvaa velvoitetta varten
6. Mistä tiedot saadaan
Tiedot saadaan ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään verkkosivun, Google Forms -lomakkeen, sähköpostin, puhelimen tai muun yhteydenpidon kautta.
7. Tietojen vastaanottajat ja käsittelijät
Tietoja käsittelevät vain ne henkilöt, joilla on siihen työn tai tehtävän perusteella tarve.
Tietoja voidaan käsitellä myös seuraavien palveluntarjoajien avulla:
– verkkosivuston hosting- ja tekniset palveluntarjoajat
– Google, jos käytät yhteydenottoon Google Forms -lomaketta tai jos viestintää hallinnoidaan Googlen palveluissa
– mahdollinen kirjanpito- tai laskutuspalvelun tarjoaja siltä osin kuin se on tarpeen toimeksiannon hoitamiseksi
Tietoja ei myydä ulkopuolisille eikä niitä luovuteta markkinointitarkoituksiin.
8. Tietojen siirrot EU/ETA-alueen ulkopuolelle
Osa käytetyistä teknisistä palveluista voi käsitellä tietoja myös EU/ETA-alueen ulkopuolella. Tällöin siirroissa käytetään soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisia suojatoimia, kuten Euroopan komission hyväksymiä vakiolausekkeita tai muuta lain sallimaa siirtoperustetta.
9. Tietojen säilytysaika
Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin se on tarpeen käsittelyn tarkoituksen toteuttamiseksi.
Pääsääntöisesti:
– tarjouspyyntöihin ja yhteydenottoihin liittyviä tietoja säilytetään enintään 12 kuukautta viimeisestä yhteydenotosta, ellei asiakassuhdetta synny tai pidemmälle säilyttämiselle ole perusteltua syytä
– toteutuneisiin tilauksiin liittyviä tietoja säilytetään asiakassuhteen ajan ja sen jälkeen niin kauan kuin se on tarpeen sopimusasioiden, mahdollisten reklamaatioiden sekä kirjanpito- ja muiden lakisääteisten velvoitteiden hoitamiseksi
– teknisiä lokitietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen sivuston toiminnan ja tietoturvan kannalta
10. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on soveltuvan lainsäädännön mukaisesti oikeus:
– saada tieto henkilötietojensa käsittelystä
– tarkastaa itseään koskevat tiedot
– vaatia virheellisten tai puutteellisten tietojen oikaisua
– pyytää tietojen poistamista, jos käsittelylle ei enää ole perustetta
– pyytää käsittelyn rajoittamista
– vastustaa käsittelyä silloin, kun käsittely perustuu oikeutettuun etuun
– saada tiedot siirretyksi järjestelmästä toiseen, kun oikeus siihen soveltuu
– tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistoon
11. Tietoturva
Henkilötietoja suojataan asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimin. Pääsy tietoihin on rajattu vain niille henkilöille, jotka tarvitsevat tietoja työtehtäviensä tai vastuurooliensa perusteella. Tietoja käsitellään salasanasuojatuissa palveluissa ja pyritään suojaamaan asiattomalta pääsyltä, häviämiseltä, väärinkäytöltä ja luvattomalta muutokselta.
12. Evästeet ja kolmannen osapuolen palvelut
Sivusto voi käyttää toiminnan kannalta välttämättömiä evästeitä ja teknisiä lokitietoja. Mikäli sivustolla otetaan käyttöön analytiikka-, markkinointi- tai muita ei-välttämättömiä evästeitä tai upotuksia, tätä selostetta sekä mahdollisia evästeasetuksia päivitetään ennen niiden käyttöönottoa.
Sivustolla voi olla linkkejä kolmansien osapuolten palveluihin, kuten Google Formsiin tai Instagramiin. Näihin palveluihin sovelletaan kyseisten palveluntarjoajien omia tietosuojakäytäntöjä.
13. Automaattinen päätöksenteko
Henkilötietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin, jolla olisi rekisteröityä koskevia oikeusvaikutuksia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia.
14. Yhteydenotot
Tietosuojaan liittyvät pyynnöt ja kysymykset voi lähettää osoitteeseen:
tulentanssi@gmail.com
15. Muutokset tähän selosteeseen
Pidätämme oikeuden päivittää tätä tietosuojaselostetta, jos toiminta, palvelut tai sovellettava lainsäädäntö muuttuvat. Sivustolla julkaistaan aina ajantasainen versio.